Job: Verwaltungsbeschäftigte*r (w/m/d)

Über uns

Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert.
Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben.
Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.
Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen.
Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.
Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten nach Artikeln 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) finden Sie unter https://www.rwth-aachen.de/dsgvo-information-bewerbung.

Anbieter

Lehrerbildungszentrum

Unser Profil

Das Lehrerbildungszentrum der RWTH Aachen (LBZ) ist eine zentrale wissenschaftliche Einrichtung. Die Geschäftsstelle des LBZ und deren hauptberufliche Mitarbeiter*innen sind in Zusammenarbeit mit den lehramtsausbildenden Fakultäten, Fächern, Fachdidaktiken und der Erziehungswissenschaft sowie außeruniversitären Kooperationspartnern für die Weiterentwicklung der Lehrerbildung tätig.

Ihre Aufgaben

• Allgemeine Sekretariatstätigkeiten
  • Erstkontaktstelle zur Geschäftsstelle des LBZ
  • Annahme und Ausgabe von Informationen sowie Formularen
  • Postbearbeitung und Korrespondenz sowie Vorbereitung des Schriftverkehrs
  • Kontenüberwachung
  • Beschaffungen
  • Raum- und Terminbuchungen
• Personalverwaltung
  • Abwicklung von Einstellungs- und Weiterbeschäftigungsvorgängen
  • Verwaltung von Personalunterlagen und dazugehörigen Prozessen (bspw. Krank- und Urlaubsmeldungen)
  • Überwachung von Vertragslaufzeiten sowie Budget-Planungen
  • Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
• Finanzverwaltung
  • Unterstützung bei der Verwaltung von Finanzen und Haushaltsmitteln
  • auch gegenüber Drittmittelgebern
• Unterstützung der Lehr- und Praktikumskoordination im Bereich der Praxisphasen
• Koordination mit und Vertretung der weiteren Verwaltungsbeschäftigten (für den angegebenen Zeitraum ebenfalls mit 50% der regulären Wochenarbeitszeit)

Ihr Profil

• eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation
• Kenntnisse und Erfahrungen in Verwaltungsaufgaben und der finanziellen Administration von Drittmittelprojekten, insbesondere in Bezug auf die vielfältigen Richtlinien der Drittmittelgeber BMBF, DFG und DAAD
• sehr gute Kenntnisse von MS-Office Anwendungsprogrammen (Word, Excel und Outlook) sowie SAP und RWTHonline
• eine schnelle Auffassungsgabe sowie eine strukturierte und systematische Arbeitsweise
• hohe Motivation, Teamfähigkeit und Selbständigkeit
• Berufserfahrung mi Hochschulbereich sind von Vorteil

Wir bieten

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis.
Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen und befristet auf 4 Jahre.
Es handelt sich um eine Teilzeitstelle mit der Hälfte der regelmäßigen Wochenarbeitszeit.
Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L.
Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG 8, je nach persönlicher Voraussetzung.